¿Qué es un “documento digital”?

de Michael Buckland

Escuela de Gestión de la Información y Sistemas,

Universidad de California, Berkeley, California, Estados Unidos 94720-4600

Resumen

La pregunta “¿Qué es un documento digital?” se ve como un caso especial de la pregunta “¿Qué es un documento?” Por lo general, la palabra “documento” denota un registro textual. A principios de este siglo, los intentos de proporcionar acceso a la cantidad cada vez mayor de documentos disponibles plantearon preguntas sobre cuáles deberían considerarse un “documento”. Paul Otlet y otros desarrollaron una visión funcional del “documento” y discutieron si, por ejemplo, escultura, objetos de museo y animales vivos, podrían considerarse “documentos”. Suzanne Briet equiparó “documento” con evidencia física organizada. Estas ideas se asemejan a las nociones de “cultura material” en antropología cultural y “objeto como signo” en semiótica. Otros, especialmente en los Estados Unidos (por ejemplo, Jesse Shera y Louis Shores) tuvieron una visión más limitada. Las viejas confusiones entre medio, mensaje y significado se renuevan con la tecnología digital porque las definiciones tecnológicas de “documento” se vuelven aún menos realistas cuando todo esta en pedazos.

1. Introducción

Cuando nos referimos a un documento en papel, un documento en papiro o un documento microfilmado, el significado es claro. Sin embargo, la idea de un “documento digital” es más difícil. Podemos reconocer el correo electrónico y un informe técnico generado por un procesador de textos como documentos digitales, pero más allá de estos simples ejemplos, el concepto de “documento” se vuelve menos claro. ¿Es un programa de software un documento? Tiene líneas de texto tipo lenguaje. ¿Es un sistema operativo un documento? Uno puede enumerar diferentes tipos de documentos digitales y esto es necesario debido a la necesidad de especificar estándares para lograr eficiencia e interoperabilidad. Pero si uno busca la integridad, el proceso se vuelve arbitrario e intelectualmente insatisfactorio porque no está claro dónde debería estar la frontera entre documentos y no documentos.

Un documento en papel se distingue, en parte, por el hecho de que está en papel. Pero ese aspecto, el medio tecnológico, es menos útil con los documentos digitales. Un mensaje de correo electrónico y un informe técnico existen físicamente en un entorno digital como una cadena de bits, pero también lo hace todo lo demás en un entorno físico. “Multimedia”, que solía denotar medios múltiples físicamente diferentes, ahora es de renovado interés, porque, irónicamente, los medios múltiples pueden reducirse al medio único de bits almacenados electrónicamente.

Para fines prácticos, las personas desarrollan definiciones pragmáticas, como “cualquier cosa que pueda recibir un nombre de archivo y almacenarse en medios electrónicos” o “una colección de datos más propiedades de esos datos a los que el usuario elige referirse como una unidad lógica”. Y, como ocurre con frecuencia en las discusiones de información, uno encuentra definiciones de “documento” que se centran en un aspecto y que a menudo son altamente metafóricas, como el “conocimiento” capturado, “los datos en contexto” y “una visión organizada de la información”.

Los sistemas digitales se han preocupado principalmente por el texto y los registros similares a texto (por ejemplo, nombres, números y códigos alfanuméricos), pero el interés actual en los iconos y los gráficos nos recuerda que es posible que tengamos que lidiar con cualquier fenómeno que alguien desee observar: eventos, procesos, imágenes y objetos, así como textos [BUC 91].

2. Del documento a la “documentación”

Los documentos digitales son relativamente nuevos, pero la discusión de la pregunta más amplia “¿Qué es un documento?” no es nuevo. A fines del siglo XIX, había una creciente preocupación por el rápido aumento en el número de publicaciones, especialmente de literatura científica y técnica y de “hechos” sociales. La eficacia continua en la creación, difusión y utilización del conocimiento registrado se consideró como una necesidad de nuevas técnicas para gestionar la creciente avalancha de documentos.

La “gestión” que se necesitaba tenía varios aspectos. Se necesitaban técnicas eficientes y confiables para recopilar, preservar, organizar, representar (describir), seleccionar (recuperar), reproducir (copiar) y difundir documentos. El término tradicional para esta actividad era “bibliografía”. Sin embargo, la “bibliografía” no fue del todo satisfactoria. Se consideró que se necesitaba algo más que la “bibliografía” tradicional, por ejemplo, las técnicas para reproducir documentos y “bibliografía” también tenían otros significados bien establecidos en relación con las técnicas tradicionales de producción de libros.

A principios del siglo XX, la palabra “documentación” se adoptó cada vez más en Europa en lugar de “bibliografía” para denotar el conjunto de técnicas necesarias para gestionar esta explosión de documentos. Alrededor de 1920, la “documentación” (y palabras relacionadas en inglés, francés y alemán) fue cada vez más aceptada como un término general para abarcar la bibliografía, los servicios de información académica, la gestión de registros y el trabajo de archivo. Después de aproximadamente 1950, una terminología más elaborada, como “ciencia de la información”, “almacenamiento y recuperación de información” y “gestión de la información”, cada vez más reemplazó a la palabra “documentación”.

3. Vuelta de la documentación al “documento”

Los problemas creados por el aumento de los documentos impresos condujeron al desarrollo de técnicas desarrolladas para gestionar documentos significativos (o potencialmente significativos), es decir, en la práctica, textos impresos. Pero no había (y no hay) razón teórica por la cual la documentación debería limitarse a textos, y mucho menos a textos impresos. Hay muchos otros tipos de objetos significantes además de los textos impresos. Y si la documentación puede tratar con textos que no están impresos, ¿no podría tratar también con documentos que no son textos? ¿Cuán extensamente podría aplicarse la documentación? Dicho de otra manera, si el término “documento” se usara en un significado especializado como el término técnico para denotar los objetos a los que se podrían aplicar las técnicas de documentación, hasta qué punto podría extenderse el alcance de la documentación. ¿Qué podría (o no) ser un documento? Sin embargo, la pregunta no se formuló a menudo en estos términos.

Un desarrollo temprano fue extender la noción de documento más allá de los textos escritos, un uso que se encuentra en los principales diccionarios de inglés y francés. “Cualquier expresión de pensamiento humano” era una definición frecuentemente utilizada de “documento” entre los documentalistas. En los Estados Unidos, las frases “el registro gráfico” y “el libro genérico” se utilizaron ampliamente. Esto fue conveniente para ampliar el alcance del campo para incluir imágenes y otros materiales gráficos y audiovisuales. El belga Paul Otlet (1868-1944) es conocido por su observación de que los documentos podrían ser tridimensionales, incluida la escultura. A partir de 1928, los documentalistas podrían incluir objetos de museo dentro de las definiciones de “documento” (por ejemplo, DUP 33). La abrumadora preocupación práctica de los documentalistas era con los documentos impresos, por lo que la cuestión de hasta qué punto la definición de “documento” podía extenderse recibió poca atención directa. De vez en cuando, un escritor reflexivo discutía el tema, tal vez porque estaba interesado en alguna forma novedosa de objeto significante, como juguetes educativos, o por un deseo de teorizar.

Paul Otlet: Objetos como documentos (Objects as documents)

Otlet extendió la definición de “documento” a la mitad de su Traité de documentation de 1934 [OTL 34]. Los registros gráficos y escritos son representaciones de ideas u objetos, escribió, pero los objetos en sí mismos pueden considerarse “documentos” si se le informa al observarlos. Como ejemplos de tales “documentos”, Otlet cita objetos naturales, artefactos, objetos con rastros de actividad humana (como hallazgos arqueológicos), modelos explicativos, juegos educativos y obras de arte (OTL 34: p. 217); también [OTL 90 : págs. 153 y 197], y [IZQ 95]).

En 1935, Walter Schuermeyer escribió: “Hoy en día uno entiende como documento cualquier base material para ampliar nuestro conocimiento que está disponible para estudio o comparación”. (“Man versteht heute unter einem Dokument jede materielle Unterlage zur Erweiterung unserer Kenntnisse, die einem Studium o Vergleich zugänglich ist.” [SCH 35: p. 537]).

Del mismo modo, el Instituto Internacional de Cooperación Intelectual, una agencia de la Liga de las Naciones, que trabaja en colaboración con la Unión Francesa de Organismos de Documentación, desarrolló definiciones técnicas de “documento” y términos técnicos relacionados en versiones en inglés, francés y alemán:

Documento: Toute base de connaissance, fixée matériellement, susceptible d’être utilisée pour consultation, étude ou preuve. Exemples: manuscrits, imprimés, représentations graphiques ou figurés, objets de collections, etc…

Documento: Cualquier fuente de información, en forma material, capaz de ser utilizada como referencia o estudio o como autoridad. Ejemplos: manuscritos, impresos, ilustraciones, diagramas, muestras de museos, etc. (ANO 37: p. 234)

Suzanne Briet: evidencia física como documento

Suzanne Briet (1894-1989), la perceptiva bibliotecaria francesa, abordó la extensión del significado de “documento” con una dirección inusual. (Para Briet, también conocida como Suzanne Dupuy y como Suzanne Dupuy-Briet, ver [LEM 89], [BUC 95], [BUC 97b]). En 1951, Briet publicó un manifiesto sobre la naturaleza de la documentación, Qu’est-ce que la documentation, que comienza con la afirmación de que “Un documento es evidencia en apoyo de un hecho”. (“Un documento es un preven à l’appui d’un fait” ([BRI 51: p. 7]). Luego elabora: Un documento es “cualquier signo físico o simbólico, preservado o registrado, destinado a representar, para reconstruir, o para demostrar un fenómeno físico o conceptual”. (“ Tout indice concret ou symbolique, conservé ou enregistré, aux fins de représenter, de reconstituer ou de prouver a phenomène ou physique ou intellectuel”. p. 7.) La implicación es que uno debe considerar la documentación relacionada con el acceso a la evidencia más que con el acceso a los textos.

Briet da ejemplos: una estrella en el cielo no es un documento, pero sí una fotografía de él; una piedra en un río no es un documento, pero una piedra exhibida en un museo sí lo sería; un animal salvaje no es un documento, pero un animal salvaje presentado en un zoológico sí lo sería. Un antílope corriendo salvaje en las llanuras de África no debe considerarse un documento, ella dictamina. Pero si fuera a ser capturado, llevado a un zoológico y convertido en un objeto de estudio, se ha convertido en un documento. Se ha convertido en evidencia física utilizada por quienes la estudian. De hecho, los artículos académicos escritos sobre el antílope son documentos secundarios, ya que el antílope mismo es el documento principal.

Las reglas de Briet para determinar cuándo un objeto se ha convertido en un documento no están claras, pero su discusión parece indicar que:

1. Existe materialidad: sólo los objetos físicos pueden ser documentos. [BUC 91];
2. Hay intencionalidad: se pretende que el objeto sea tratado como evidencia;
3. Los objetos deben procesarse: deben convertirse en documentos; y pensamos
4. Existe una posición fenomenológica: el objeto se percibe como un documento.

Esta situación recuerda las discusiones sobre cómo una imagen se convierte en arte al enmarcarla como arte. ¿Briet quiso decir que así como el “arte” se hace arte al “enmarcarlo” (es decir, tratarlo) como arte, así un objeto se convierte en un “documento” cuando se trata como un documento, es decir, como un signo físico o simbólico, preservado o registrado, destinado a representar, reconstruir o demostrar un fenómeno físico o conceptual?

Ron Day ([DAY 96]) ha sugerido, muy plausiblemente, que el uso de Briet de la palabra “índice” es importante, que es indexicalidad, la calidad de haber sido colocado en una relación organizada y significativa con otra evidencia, que le da a un objeto su estatus documental.

Donker Duyvis: una dimensión espiritual para los documentos

Frits Donker Duyvis (1894-1961), que sucedió a Paul Otlet como figura central de la Federación Internacional de Documentación, personificó el modernismo tecnológico de los documentalistas en su dedicación a la trinidad de la gestión científica, la estandarización y el control bibliográfico como complementarios y mutuamente bases de refuerzo para lograr el progreso ([ANO 64]). Sin embargo, Donker Duyvis no era materialista. Adoptó la opinión de Otlet de que un documento era una expresión del pensamiento humano, pero lo hizo en términos de Antroposofía, un movimiento espiritual basado en la noción de que hay un mundo espiritual comprensible para el pensamiento puro y accesible solo para las más altas facultades de conocimiento mental. . Como resultado, Donker Duyvis era sensible a lo que ahora podríamos llamar los aspectos cognitivos del medio del mensaje. Él escribió que:

“Un documento es el depósito de un pensamiento expresado. En consecuencia, su contenido tiene un carácter espiritual. El peligro de que la unificación contundente de la forma externa ejerza una repercusión en los contenidos al hacer que este último carezca de carácter e impersonal, no es ilusorio … Al estandarizar la forma y el diseño de los documentos, es necesario restringir esta actividad a lo que no afecta los contenidos espirituales y que sirve para eliminar una variedad realmente irracional”. ([DON 42]. Traducción de [VOO 64: p. 48])

Ranganathan: micro-pensamiento sobre una superficie plana

El teórico indio S. R. Ranganathan, generalmente tan metafísico, adoptó una posición curiosamente estrecha y pragmática sobre la definición de “documento”, resistiéndose incluso a la inclusión de materiales audiovisuales como las comunicaciones de radio y televisión. “Pero no son documentos; porque no son registros de materiales aptos para su manipulación o conservación. Se mencionaron estatuas, piezas de porcelana y las exhibiciones de materiales en un museo porque transmiten el pensamiento expresado de alguna manera. Pero ninguno de estos es un documento, ya que no es un registro en una superficie más o menos plana”. (RAN 63: p. 41]).

La visión de Ranganathan de “documento” como sinónimo de “micro pensamiento incorporado” en papel “u otro material, apto para el manejo físico, el transporte a través del espacio y la preservación a través del tiempo” fue adoptada por la Indian Standards Institution ([IND 63: p. 24]). Otros, también, tuvieron una visión limitada de lo que eran los documentos. En los Estados Unidos, dos autores altamente influyentes optaron por una vista de documentos que era solo una extensión de registros textuales para incluir comunicaciones audiovisuales. Louis Shores popularizó la frase “el libro genérico” (por ejemplo, [SHO 77]) y Jesse H. Shera usó “el registro gráfico” con el mismo significado (por ejemplo, [SHE 72]).

4. Antropología: cultura material

Otlet fue explícito de que su visión del “documento” incluía hallazgos arqueológicos, rastros de actividad humana y otros objetos no destinados a la comunicación. “Las colecciones de objetos reunidos con fines de preservación, ciencia y educación son esencialmente de carácter documental (museos y gabinetes, colecciones de modelos, especímenes y muestras). Estas colecciones se crean a partir de elementos que ocurren en la naturaleza en lugar de ser delineados o descritos en palabras “son documentos tridimensionales”. ([OTL 20]. Traducción de [OTL 90: p. 197]).

La noción de objetos como documentos se asemeja a la noción de “cultura material” entre los antropólogos culturales “para quienes los artefactos contribuyeron con evidencia importante en la documentación e interpretación de la experiencia estadounidense”. ([AME 85: p. Ix) y en museología (por ejemplo, [KAP 94], [PEA 90]).

5. Semiótica: “Texto” y “objeto como signo”

Las ideas de Briet sobre la naturaleza de un “documento” invitan a la discusión en relación con la semiótica. En este contexto, observamos la discusión de Dufrenne sobre la distinción entre objetos estéticos y objetos significantes:

“La función de tales objetos [significantes] no es mantener alguna acción o satisfacer alguna necesidad, sino dispensar conocimiento. Por supuesto, podemos llamar a todos los objetos significantes en algún sentido. Sin embargo, debemos destacar aquellos objetos que hacen más que significar simplemente con el fin de prepararnos para alguna acción y que no se utilizan simplemente en el cumplimiento de la tarea. Textos científicos, catecismos, álbumes de fotografías y, en una escala más modesta, las señales son todos signos cuya significación nos involucra en una actividad solo después de habernos proporcionado información”. ([DUF 73: p. 114]).

Podemos observar que al incluir el museo y otros objetos “encontrados”, “cualquier signo físico o simbólico” de Briet parece incluir tanto signos humanos como signos naturales. Otros desarrollaron la noción de “objeto como signo”. Roland Barthes, por ejemplo, al discutir “la semántica del objeto”, escribió que los objetos “funcionan como el vehículo del significado: en otras palabras, el objeto efectivamente sirve para un propósito, pero también sirve para comunicar información: podríamos resumirlo arriba diciendo que siempre hay un significado que desborda el uso del objeto”. ([BAR 88: p. 182]). Podemos observar el uso generalizado de la palabra “texto” para caracterizar patrones de fenómenos sociales que no están hechos de palabras o números, pero parece haber habido relativamente poca atención a la superposición entre la semiótica y la gestión de la información. (Ver, sin embargo, [WAR 90].)

Una diferencia entre los puntos de vista de los documentalistas discutidos anteriormente y los puntos de vista contemporáneos es el énfasis que ahora se colocaría en la construcción social del significado, en la percepción del espectador sobre el significado y el carácter probatorio de los documentos. En terminología semiótica,

“… los signos nunca son objetos naturales … La razón es simplemente que la propiedad de ser un signo no es una propiedad natural que se pueda buscar y encontrar, sino una propiedad que se otorga a los objetos, ya sean naturales o artificiales, a través del tipo de uso que se hace de ellos. Tanto como objetos como medios, los signos deben tratarse como algo inventado, y en este sentido están correlacionados con las acciones“. ([SEB 94: v. 1, p. 18]).

La noción de Briet de los documentos como evidencia puede ocurrir al menos de dos maneras. Uno de los propósitos de los sistemas de información es almacenar y mantener el acceso a cualquier evidencia que se haya citado como evidencia de alguna afirmación. Otro enfoque es para la persona en posición de organizar artefactos, muestras, especímenes, textos u otros objetos para considerar lo que podría decirle sobre el mundo que lo produjo, y luego, haber desarrollado una teoría de su importancia para colocar el objeto en evidencia, para ofrecerlo como evidencia por la forma en que está organizado, indexado o presentado. De esta manera, los sistemas de información se pueden usar no solo para encontrar material que ya está en evidencia, sino también para organizar el material de manera que alguien pueda usarlo como (nueva) evidencia para algún propósito. ([WIL 95]).

6. Documentos digitales

La noción evolutiva de “documento” entre Otlet, Briet, Schuermeyer y los otros documentalistas enfatizó cada vez más lo que funcionaba como un documento en lugar de las formas físicas tradicionales de documentos. El cambio a la tecnología digital parece hacer que esta distinción sea aún más importante. Los análisis reflexivos de Levy han demostrado que un énfasis en la tecnología de los documentos digitales ha impedido nuestra comprensión de los documentos digitales como documentos (por ejemplo, [LEV 94]). Todo en la tecnología digital se almacena como una cadena de bits, por lo que la forma física habitual (en papel, en microfilm) ya no ayuda. En este sentido, cualquier distinción de un documento como forma física se reduce aún más.

Hace cincuenta años, uno buscaría valores logarítmicos en un libro impreso de “tablas de registro” para hacer cálculos. El volumen de las tablas de registro era un documento convencional. Hoy, uno podría imaginarse usando un conjunto de tablas de registro almacenadas en línea, que podría considerarse como una versión digital de las tablas de registro impresas. Sin embargo, es más probable que se use un algoritmo para calcular los valores de registro según sea necesario. La respuesta dada debe ser la misma. Quizás uno no sabe si la computadora ha usado una tabla o un algoritmo. La tabla y el algoritmo parecen funcionalmente equivalentes. ¿Qué ha sucedido con la noción de “documento”? Una respuesta es que lo que se muestra en la pantalla o se imprime es un documento. Se podría decir que el algoritmo funciona como un documento, como un tipo de documento dinámico, uno que nos recuerda la opinión de Otlet de que un juguete educativo debe considerarse como un tipo de documento. Sería coherente con la tendencia, descrita anteriormente, hacia la definición de un documento en términos de función en lugar de formato físico.

Cada tecnología diferente tiene capacidades diferentes, restricciones diferentes. Si mantenemos la visión funcional de lo que constituye un documento, deberíamos esperar que los documentos adopten diferentes formas en el contexto de diferentes tecnologías y, por lo tanto, deberíamos esperar que el rango de lo que podría considerarse un documento sea diferente en un entorno digital y en papel. El algoritmo para generar logaritmos, como un juguete educativo mecánico, puede verse como un tipo de documento dinámico a diferencia de los documentos en papel ordinarios, pero aún consistente con los orígenes etimológicos del “documento”, un medio de enseñanza o, en efecto, evidencia, algo de lo que uno aprende.

Es probable que los intentos de definir documentos digitales sigan siendo escurridizos, si se desea más que una definición pragmática ad hoc. Las definiciones basadas en la forma, el formato y el medio parecen ser menos satisfactorias que un enfoque funcional, siguiendo el camino del razonamiento subyacente a las discusiones en gran parte olvidadas de los objetos de Otlet y el antílope de Briet.

Agradecimientos: Estoy agradecido por los útiles comentarios de Ron Day, W. Boyd Rayward y Patrick Wilson. Una versión anterior de este documento con algunos detalles históricos adicionales se publicó como [BUC 97b].

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